Introduction
La présente politique met en lumière les pratiques et les exigences en matière de collecte et de conservation des renseignements personnels chez Remeq Inc. Cette politique vise à garantir la confidentialité des données recueillies et en respectant les lois et les réglementations en vigueur, notamment le LPRPSP, le LPRPDE et autres lois applicables au pays. Remeq s’engage à respecter les plus hauts standards relatifs à la collecte et l’utilisation de ces données personnelles. La présente politique vise alors autant les employés de l’organisation, les fournisseurs externes et nos clients.
Qu'est-ce qu'un renseignement personnel ou un PII?
Un renseignement personnel est une information qui concerne une personne et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier ou d’en déterminer sa nature. Il existe notamment un renseignement personnel commun comme le nom et il existe aussi un renseignement personnel sensible comme le carnet de santé qui nécessitera donc de plus grandes mesures de sécurité.
Qu'est-ce que l'entreprise collecte?
Par ses activités, Remeq collecte certaines données personnelles. Elles sont détaillées ci-dessous.
Visiteur web
Type de renseignements
- Votre positionnement géographique relatif
- Votre sexe déclaré (que vous avez mis sur votre compte)
- Votre langue la plus utilisée
- Le type de périphérique et son OS utilisé lors de l’accès à notre site web
- L’âge déclaré (que vous avez mis sur votre compte)
- Les centres d’intérêts
- Témoin de connexion web temporaire
But de la collecte et d’utilisation
- Cibler l’audience du site
- Comprendre le cheminement d’utilisation du site
- Avoir un avis juste du temps de fréquentation du site
- Prévenir les attaques par analyse des anomalies
- Assurer le bon fonctionnement du site
Manière de recueillir les renseignements
- Google Analytics
Candidat à l’embauche
Type de renseignements
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Langue
But de la collecte et d’utilisation
- Gestion des communications et du cheminement de l’embauche d’un nouvel employé
Manière de recueillir les renseignements
- Par courriel
- Par curriculum vitae
Client
Type de renseignements
- Nom et prénom
- Adresse postale complète
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Langue
- Titre d’emploi
- Carte de crédit
But de la collecte et d’utilisation
- Subvenir aux besoins techniques d’un client et de le dépanner en cas de besoin. Elles y sont donc essentielles pour la prestation du service offert
Manière de recueillir les renseignements
- Consentement explicite ou implicite du client.
Fournisseur de service
Type de renseignements
- Nom et prénom
- Numéro de téléphone
- Courriel
- Renseignements bancaires
Manière de recueillir les renseignements
- Formulaire Web
- Par courriel
Fin de la durée de conservation
À la fin de la durée de conservation raisonnable prescrite dans la politique interne de Remeq ou bien prescrite par la loi, Remeq assure qu’il est en mesure de les détruire ou anonymiser ces informations. L’anonymisation est un principe pour lequel les informations personnelles ne permettent plus d’identifier la personne ni d’établir aucun lien formel à l’entité de départ.
Quelles sont vos mesures de protection et mitigation en place?
Les systèmes informatiques et les réseaux de notre organisation sont protégés par des mesures de sécurité appropriées, telles que des pare-feux, des logiciels antivirus, des mises à jour régulières, ainsi que des sauvegardes régulières. Des politiques de sécurité des systèmes sont aussi mises en place et révisées régulièrement pour guider les employés sur les procédures de sécurité à suivre lors de l’utilisation des systèmes informatiques de l’organisation.
Droit d'accès, rectification et retrait des renseignements personnels et plainte
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement ou pour soumettre une plainte, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Remeq par courriel.
Sous réserve de certaines restrictions légales et d’aspects juridiques, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Remeq et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts ou incomplets. Elles peuvent également exiger le retrait d’un renseignement personnel qui les concerne ou que celui-ci soit désindexé du web, lorsque la diffusion de ce renseignement par moyen technologique contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
Le responsable de la gouvernance TI chez Remeq doit répondre par écrit dans un délai de 30 jours ouvrables prévus par la loi, à la suite de la réception de la demande si celle-ci est accompagnée d’un justificatif. Un délai juridique de 30 jours supplémentaires peut être octroyé dans le cas d’une enquête par une autorité compétente.
Engagements de Remeq relatifs à vos renseignements personnels
1. Remeq collecte des renseignements seulement lorsqu’il a une raison légitime de le faire et ne sera limité qu’aux renseignements ciblés dans cette politique afin de remplir un objectif ciblé.
2. Remeq cible une large audience, mais assure qu’il ne vise en aucun cas la collecte de renseignements de mineurs de façon intentionnelle. Dans le cas où Remeq doit en collecter les renseignements, le consentement du parent ou tuteur légal sera exigé à tous les coups.
3. Remeq assure qu’aucun nom ne peut être perçu dans sa configuration de Google Analytics
4. Remeq ne collecte aucune donnée relative à l’ethnie d’un individu, ses croyances politiques ou religieuses
5. Remeq s’engage à ne pas faire usage de vos renseignements à des fins illégales, ni détourner ou revendre les données personnelles à de tiers partis, qu’ils soient affiliés à l’entreprise ou non. La seule exception réside dans la demande de ces renseignements par une autorité juridique ou le gouvernement ayant des attributions légitimes.
6. Remeq assure que les employés sont formés à la sécurité des renseignements personnels dans le cadre de leur travail.
7. L’accès aux renseignements est limité aux membres de l’organisation qui doivent y avoir accès dans le cadre de leur emploi et l’exercice de leurs fonctions.
8. Remeq veille à ce que les renseignements détenus soient véridiques, vérifiables et à jour afin de prendre des décisions éclairées.
9. Approbation de la politique
La présente politique est révisée et approuvée par le « Directeur Général » de Remeq responsable de la protection des renseignements personnels.
Pour toutes questions ou commentaires, veuillez contacter le comité à l’aide des coordonnées ci-dessous :
Remeq
Direction Général
391 Rue St-Jean Baptiste N
Princeville Qc G6L 5G3
(819) 364-5400 — Demander le Directeur Général
fmartel@remeq.com
Remeq s’engage à vous offrir le meilleur service possible, c’est pourquoi il priorise et répond plus rapidement aux communications obtenues par courriel.
10. Communication de la politique
Cette politique de sécurité des données a été communiquée à tous les employés, partenaires et clients concernés. Des mesures sont prises pour s’assurer que tous les intéressés comprennent et acceptent les principes et les obligations énoncés dans cette politique.
En adoptant cette politique de sécurité des données, notre organisation démontre son engagement envers la protection des informations sensibles et la préservation de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données.
